Busca un concierge digital: un apoyo a tu memoria (Tip#2)

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Siguiendo con los tips de organización para diseñadores, vamos a hablar ahora de algo que me ha cambiado totalmente la perspectiva de como usar mis herramientas de organización para recordar todo aquello que me es importante o, que me será importante en un futuro.

Recordar todo no son solamente alertas en tu teléfono o post-its en tu refrigerador, hablo de contar con una plataforma de organización que consolide todo, que centralice todo aquello que necesitarás en un futuro lejano o cercano.

¿A qué me refiero cuando hablo de centralizar TODO?

Entiéndase como manuales de instrucciones, pase da abordar, reservación de hotel, los links a ese google docs súper importante que nunca recuerdas como se llamaba, archivos de respaldo de tu tesis, la tarjeta de presentación de aquella persona que en algún momento juraste en contactar y apenas hoy te has acordado. Si se dan cuenta, tenemos todo tipo de formatos e información que gestionar en el día a día.

Si se ponen a analizar, todo aquello ya es gestionado con herramientas muy poderosas que sólo hacen eso y lo hacen muy bien, por ejemplo:

  • Archivos en la nube = Dropbox, Google Drive
  • Fechas = Cualquier herramienta de calendarios, y 100 Apps
  • Imágenes = iPhoto, Flickr, G+, el mismo facebook.
  • Listas = 1000 apps ya hacen eso, los mismos post-its.
  • Direcciones = las listas de contactos de cualquier teléfono, o incluso un cuaderno
  • Ah! y además un sistema como el GTD, que te permite jerarquizar qué debes hacer y en qué momento de tu vida cotidiana = Things, RTM, Omnifocus

¿Pero entonces si todo eso está tan bien resulto por qué todo sigue siendo un caos en la práctica?

El problema recae en la falta de poder buscar todos esos recursos en un solo lugar, a veces están guardados en la computadora, a veces en papel, a veces no nos acordamos ni en dónde quedaron. Si te tardas 30min en encontrar aquél documento híper importante en las gavetas, ahí estás perdiendo tiempo y seguramente mucha paciencia.

Entonces no sólo basta usar las herramientas adecuadas y tener todo actualizado, también va a depender de qué tan rápido puedas recuperar esa información, ahí está respuesta: Encontrar todo eficientemente y sin sufrir.

Plataforma de centralización de plataformas

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Suena redundante, pero es eso exactamente. Para esa ardua tarea, uso Evernote. Sí, un servicio nada nuevo, que si no lo llegas a entender, no le encuentras valor ninguno, y al no tener valor, simplemente morirá como uno e los muchos programas que ya bajaste o Apps que amontonas en tu smarthpone.

La grande mayoría de las personas que conocen Evernote creo que no lo han sabido usar correctamente. Para empezar ¿Qué es Evernote? (a partir de aquí, post patrocinado, jaja no es cierto). Aquí algunas cosas que tal vez nunca les han dicho sobre esta plataforma para centralizar el desastre.

EVERNOTE y tu memoria

Evernote nos ayuda a recordar cualquier cosa a través de sus diferentes aplicaciones para smarthphone, desktop y tablets, entre otras cosas que no abordaré a detalle, lo que quiero pasarles es a entender mejor cómo funciona nuestra memoria y porqué Evernote hace sentido.

Creo que los fundadores de Evernote descubrieron que la mente humana es demasiada compleja y ella no se puede organizar como si se tratara de libros en una repisa. El contenido de nuestra cabeza es muy cambiante y la única manera de ayudarle a esa memoria es apoyándole en recordar (recuperar) todo aquello que nos llega día con día (direcciones, números, contactos, archivos, fotos, etc.)

A veces creemos que lo que debemos organizar es aquello súper relevante, y al final lo que es verdaderamente relevante es tu número de pasaporte que si no te lo sabes o no lo tienes a la mano no vas a poder comprar aquella pasaje de avión en oferta. En el mundo Evernote, lo más fácil es tarma una foto desde la APP de y guardarla con el nombre “Número pasaporte”, pondrás alguna etiqueta que pienses que más adelante te pueda ayudar a recuperar esa foto como por ejemplo: “Viajar, documento, pasaporte” y listo, te ahorrarás muchos dolores de cabeza en el futuro, por 60 segundos que habrás invertido en hacer esa documentación.

Uno de los errores más comunes, es usar Evernote como un repositorio de bonitas carpetas en donde tenemos: Documentos importantes, Casa, Trabajo, Fotos, Ilustraciones, Tecnología, Cosas ociosas, etc, etc, no tiene fin la lista…. Ese es el primer paso para que la aplicación no funcione. Realmente tu mente es más orgánica, y no organiza las cosas por carpetas, sino por palabras clave.

Regresando al ejemplo anterior, si queremos recuperar nuestro número de pasaporte, entonces cuando llegue ese momento de búsqueda, no se te ocurrirá entrar a tu computadora en tu carpeta de “Documentos importantes” y entrar a una sub carpeta que nombraste como “Fotos de documentos importantes”. En momentos de ansiedad simplemente pesarás “pasaporte-te-necesito-ahora!”, justo ahí es cuando necesitas de esta plataforma centralizadora. Entrar a la aplicación de Evernote y colocar “pasaporte, viajar”.

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Qué se puede aprender de todo eso. Que son más importantes las etiquetas y los títulos que le pongas a tus notas, que ellas sean lo más natural posible para después se recuperados.

Yo por ejemplo tengo notas tituladas como:

  • Servicios web que debo pagar
  • Lugares DF para visitar
  • IFE Seth
  • To-dos para realizar a fin de año!
  • Fotos para propuestas de UX
  • Tutorial Nikon
  • Lista apartamentos para visitar
  • Recetas: Linguini a la italiana (tallarines)
  • Otorrino, última receta 2013
  • Audio sesión de análisis proyecto Entrelaçar

Hay variedad, entonces este concierge digital es únicamente ese lugar en donde irán en caso de necesitar ayuda, recordar algo, recuperar algo que hayan generado en cualquier otra plataforma.

Para los que se hayan interesado en el uso de evernote, les recomiendo un librito pocket que se llama: “Mastering Evernote The 2 Hour Guide” o “Evernote for your Life”, los encuetran en Amazon casi regalados.

Espero les haya ayudado un poco.

Mucha suerte, saludos!

Author: Seth

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1 Comment

  1. Diario uno aprende algo nuevo,voy a descargarlo y sacarle el jugo,me parece interesante la propuesta de concierge digital.
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